如何創(chuàng)建Living Office？為回答這個問題，“WHY”雜志追蹤報道了一家公司的發(fā)展歷程：從阻礙其發(fā)展的總部到能促進員工和企業(yè)興旺發(fā)達(dá)的工作空間。這是系列報告之一。
員工是每個公司最重要的資產(chǎn)，然而當(dāng)今的許多辦公室并非為支持其需求和活動而設(shè)計的。Herman Miller的Living Office則提供了一種全新的辦公空間，它是在對員工、其工作及其成功完成工作所需的工具進行調(diào)查了解的基礎(chǔ)之上設(shè)計的。
這里還是剃須產(chǎn)品初創(chuàng)公司Harry’s總部的某個星期四的上午11點，卻仿佛已經(jīng)是紐約Soho區(qū)眾多鄰近酒吧或餐廳的午夜11點了。產(chǎn)品設(shè)計總監(jiān)Scott Newlin和品牌、營銷總監(jiān)Jenni Lee聚坐在一起的會議室的墻壁的高度未達(dá)到天花板，所以相鄰空間（一排排的人們一個挨著一個坐在長凳上的蜂窩似的閣樓）的嘈雜聲傳了過來。上面裸露的通風(fēng)管在轟鳴，破碎已久的窗戶砰地一聲打開，又砰地一聲關(guān)上。
在這個十二月份的上午，這種預(yù)示著公司快速發(fā)展將取得成功的混亂無序既讓人分心，又讓人興奮。在短短兩年時間里，Harry’s已經(jīng)從懷揣重新設(shè)計整個剃須體驗夢想的兩個人，發(fā)展到擁有65名員工，客戶群超過500,000人的公司，且在繼續(xù)增長。
Harry’s總部以前的工作空間寬敞開闊，充滿活力，但同時也顯得嘈雜擁擠。
公司的成長速度是如此之快，以致于其環(huán)境已落伍，無法適應(yīng)需求。在這個擁擠的279平方米的開放式樓層里，業(yè)務(wù)分析師在滔滔不絕的客戶服務(wù)代表旁斜視著電子數(shù)據(jù)表，產(chǎn)品樣品和包裝材料堆集到了接待區(qū)中。每個人似乎都在集中精力幫助Harry’s興旺發(fā)達(dá)，但這個過于擁擠的辦公室實際上在限制著其增長潛能。
“我們請來接受采訪的這個人非常喜歡在這家公司工作，但他卻說他覺得無法在這個空間里工作，”Newlin說：“我認(rèn)為這充分說明了問題。我們需要能夠使我們的工作空間成為一個工具，即所說的很酷的工作場所，我們需要最好的員工，而我們?yōu)楂@得這些員工已創(chuàng)建了最好的環(huán)境。”
空間擁擠不僅阻礙Harry’s招募發(fā)展所需的人才，而且也影響員工的滿意度、效率以及最終所取得的成就。浪費許多時間來來回回發(fā)送電子郵件安排在唯一一個會議室中召開的會議，員工也不得不跑到外面的走廊或樓梯間去私下交談或接聽電話。
Harry’s原來的辦公室中沒有通頂?shù)膲Ρ凇]有準(zhǔn)備訂單的地方，不同類型的員工之間也不分隔開，視覺和聽覺干擾司空見慣。
很顯然，到了該搬遷的時候了。2014年年中，Newlin及其團隊在Soho區(qū)中找到一個2415平方米的空間，并聘請布魯克林的建筑公司Studio Tractor為其裝修。為裝備該空間，這家建筑公司聘請了選擇與Herman Miller合作的WB Wood，共同為其客戶打造Living Office環(huán)境。在基于對員工及其工作進行調(diào)查了解方法之上構(gòu)造的Living Office，對于Harry’s而言似乎是一個自然的解決方案，它依靠的是通過頻繁的調(diào)查獲得的數(shù)據(jù)和加倍的努力，以此確保其客戶和員工都滿意。
Herman Miller長期以來一直注重為員工及其不斷變化的工作需求而設(shè)計。20世紀(jì)60年代，Robert Propst在對工作環(huán)境如何運作的研究中得出的結(jié)論是：“如今的辦公室象一座廢墟，耗費生命力、阻礙人才發(fā)展、無益于取得成就”。他的解決方案是“行動辦公室”，即一個適用人們真正行之有效的工作方式的自適應(yīng)系統(tǒng)，可在員工和組織的需求發(fā)展變化時輕松做出改變。
現(xiàn)在，Herman Miller和思想領(lǐng)袖及設(shè)計師們合作以將對員工的更深層了解應(yīng)用到當(dāng)今的工作空間中。這項工作揭示了所有員工的六項共同基本需求：目標(biāo)、歸屬感、成就、自主、地位和保障。當(dāng)工作場所實現(xiàn)了這些需求時，人們會更充分地準(zhǔn)備好幫助其組織取得成功。
Herman Miller創(chuàng)造了Living Office來幫助組織更好地實現(xiàn)人們的基本需求。利用基于調(diào)查研究的Living Office Discovery Process?，經(jīng)過培訓(xùn)的專家們將幫助各個組織確定其目標(biāo)、特征和活動，或其提供的產(chǎn)品/服務(wù)、公司的地位及其員工所從事的工作。在此過程中獲得的深入見解可為設(shè)計能反映組織獨特文化的Living Office提供必要的信息。
在Harry’s項目中，此過程由Living Office專家James Cesario和Jennifer Abbattista領(lǐng)導(dǎo)完成。兩天后，在公司唯一的會議室召集員工進行專題小組討論，解釋為何要搬遷到新辦公室。
當(dāng)Harry’s意識到其工作場所正引發(fā)員工滿意度問題時，他們在Soho區(qū)附近找到一個2415平方米的空間作為解決方案。
目的
午餐后，這些小組開始進行有關(guān)目的的討論，內(nèi)容涉及其使命以及界定其提供的卓越價值的構(gòu)想、產(chǎn)品與服務(wù)。第一步很重要，因為它將幫助組織決定將幫助他們實現(xiàn)其目的的設(shè)計投資。
Cesario解釋說對于許多公司這都將是一個需要許多個小時工作的具有挑戰(zhàn)性的步驟。Harry’s較輕松地明確闡明了其目的：以公平的價格提供最好的剃刀。
“我們始終齊心協(xié)力朝著一個方向努力，從創(chuàng)始人到昨天開始加盟的伙計，無一例外，”Newlin說：“我不知道這有多么與眾不同，但對于我而言真是好極了，因為我們只花了一年半的時間就從每小時0英里達(dá)到100公里。”
“我們請來接受采訪的這個人非常喜歡在這家公司工作，但他卻說他覺得無法在這個空間里工作。我認(rèn)為這充分說明了問題。我們需要能夠使我們的工作空間成為一個工具，即所說的很酷的工作場所。 ”
- Scott Newlin
Living Office專家領(lǐng)導(dǎo)專題小組（有時Studio Tractor的建筑師也會加盟）完成為新空間設(shè)計方案提供信息的開發(fā)過程。（攝影：Paul Barbera）。
發(fā)現(xiàn)特征
開發(fā)過程的第二個步驟是確定特征，即發(fā)現(xiàn)使公司與其他公司截然不同的獨特的價值觀和顯著特征。了解特征可以幫助組織打造表明其地位且可幫助他們朝著其目標(biāo)前進的工作場所。
為此，專題小組用彩色虛線描繪出了他們認(rèn)為公司在各特征圖譜上所處的位置。他們更正式還是不正式？獨立還是相互依賴？統(tǒng)一還是各自為政？
點集集中在不正式、自適應(yīng)和自我指導(dǎo)這樣的詞語附近，所有特點都描述了Harry’s特征的目前狀態(tài)。同時，點集也集中在圖譜另一端的正式、一致和得到指導(dǎo)這些詞語附近。這些點集代表了期望的未來狀態(tài)，即使用更有條理、組織更加井然有序的辦公室的更有條理、組織更加井然有序的公司。
這些發(fā)現(xiàn)十分重要，因為許多企業(yè)目前傾向于相信開放式辦公室是提高敬業(yè)度、吸引力和留任力的靈丹妙藥。Abbatista說這僅適合于某些公司。
“年輕的公司通常渴望更多的建筑空間，而更多已成立的組織則常常要做相反的努力，”Abbatista說：“這些都取決于對員工的了解和打造一個對其行之有效的工作場所。”
Harry’s與設(shè)計團隊合作以打造其員工期望的、可能會驕傲地帶來潛在投資方的工作場所。
以活動為中心
過程的第三個步驟是確定工作活動的優(yōu)先次序，這很重要，因為它幫助組織準(zhǔn)確描繪出其員工及團隊每天所做的工作，并明確了解其工作場所有助于還是有礙這些活動。知道哪些活動具有最高優(yōu)先級后，您可以做出有關(guān)分配辦公空間以為員工及其工作提供最佳支持的重要決定。
對于Harry’s來說，該過程的此部分引發(fā)的爭論最多。
“我們與所有團隊的領(lǐng)導(dǎo)進行了交談，從工程到客戶服務(wù)再到平面設(shè)計，”Cesario說：“這些團隊自然會對工作有不同的看法。他們有不同的需求，這讓他們有機會表明都需要什么來出色完成其工作。”
為幫助人們確定其從事的工作的類型，Living Office基于全球調(diào)查研究提供10個不同的合作和個人活動框架。專題小組用寫有工作模式的色彩鮮艷的便條組成了一個矩陣，明確標(biāo)示了目前的工作場所支持或不支持的高優(yōu)先級和低優(yōu)先級活動。
這些團隊普遍贊同少數(shù)成員自然聚在一起簡單交談（用Living Office中的說法即Huddle[聚集]和Chat[聊天]）是Harry’s每個人工作的重要部分。但一些團隊，包括Create（創(chuàng)作）和Contemplate（深思）等創(chuàng)作團隊則完全得不到該工作場所的支持，他們需要一些私密的空間來有效地完成和思考其工作。
“現(xiàn)在，已不再有界限。”Newlin說。“我們需要合作的空間，但我們也需要能夠單獨工作和安靜幾個小時的空間。如果我們的新空間能夠在這些事情之間找到平衡點，我認(rèn)為我們會更加高效。”
“現(xiàn)在，已不再有界限。我們需要合作的空間，但我們也需要能夠單獨工作和安靜幾個小時的空間。如果我們的新空間能夠在這些事情之間找到平衡點，我認(rèn)為我們會更加高效。”
- Scott Newlin
新設(shè)計的每個細(xì)節(jié)（從材料和飾面到家具）都是有意選擇的以反映Harry’s的品牌。
布置辦公室
清楚團隊每個人最重要的活動后，Harry’s開發(fā)過程的最后步驟就準(zhǔn)備就緒了，開始選擇為其工作提供最大支持的設(shè)置。
Living Office提供適用于個人和團隊工作的10種最佳設(shè)置。正確組合這些設(shè)置（在辦公空間規(guī)劃布局中戰(zhàn)略性的擺放）可以幫助員工和企業(yè)發(fā)揮最大潛力。
對于Harry’s的專題小組來說，此步驟包括一個設(shè)置決策樹(Settings Decision Tree)，它是一個交互式的數(shù)字工具，利用是/否問題確定為對其最重要的活動提供最大支持的設(shè)置。然后，團隊探究其空間可能的規(guī)則布局。這些規(guī)劃布局包括團隊與個人設(shè)置的組合，包括幫助人們輕松在個人與團隊工作之間轉(zhuǎn)換的專用團隊Hive；小型團隊可聚在一起討論或進行項目工作的毗鄰的Cove；以及Haven（避風(fēng)港）或人們可退入其中接聽電話或?qū)Ｗ⒐ぷ鞯乃饺嗽O(shè)置（不再去樓梯間交談！）。
建筑師和設(shè)計師在規(guī)劃新辦公室的布局時，這些布置方案將有助于為他們提供指導(dǎo)—WHY（為什么）雜志將在此系列報道的下一篇文章中探討的一個過程。請盡早返回查看來自Living Office Discovery Process?的真知灼見是如何體現(xiàn)在幫助Harry的團隊更好地工作的辦公室中，以及如何吸引將幫助業(yè)務(wù)增長的精英人才的。
文章來源：hermanmiller.com
